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物事がうまくいかない時って、大概頭の中が整理されていないことが多いのではないでしょうか？
あれもやらないといけない、これもやらないといけないみたいに追われて頭の中が余計にごちゃごちゃになって、ひどいときには簡単なこともうまくいかなくなってしまいます。
僕はそうならないように、 日々の行動指標としてタスク管理を導入しています。
日々の行動をタスクで管理することは、 やるべきことをすべて管理できるようになるので、雑念を追い出し今やるべきことだけに集中できるようになります。
これができるようになると、生産性は格段にアップするのはもちろんのこと、夢や目標もどんどん叶えていけるようになります。
この記事では、僕が取り入れて生産性が１０倍、いや１００倍アップしたオススメのタスク管理術をお伝えしていきたいと思います。
GTDのタスク管理術
僕が取り入れているのは、GTD という有名な手法です。デビッドアレン氏の「Getting Things DONE」という本の中で提唱したやり方で、その頭文字をとって、GTDと呼ばれています。
GTD では仕事はもちろんのこと、それ以外の全てのこと（勉強、家事、健康、人間関係など） も管理していきます。
よく言われているような、何かに特定したタスクを管理するのではなく、人生そのものをタスク管理するようなイメージです。
全てを管理することで、 人生 レベルでやるべきこと全てを管理できるので、あれもこれもやらなきゃいけないと言った雑念を入れることなく、 今やるべきことだけに集中できるようになります。
GTD には五つのステップがあって 、その五つの ステップを繰り返し実践するようになると、自分の時間の使い方がガラリと変化していくことに気づくでしょう。
僕はGTDを取り入れたことによって、常に頭の中はクリアな状態が保てるようになり、思考力も一番いい状態をキープしやすくなりました。
それによって生産性や集中力も向上し、短い時間で多くの仕事をこなしたり、質の高い行動が取れるようになっていきましたいきました。
GTD５つのステップ
GTD には大きく分けて５つのステップがあると言いましたね。
その５つとは、「把握する」「見極める」「整理する」「更新する」「選択する」です。
この５つのステップを PDCA のように繰り返しループして実践することで効果を得ることができるようになります。
ここからは、それぞれのページで具体的にどのようなことをするのかを解説していきたいと思います。
STEP１：把握する
このフェーズでやるべきことは、自分の頭の中にあるやるべきことを紙に書いたり、パソコンに書き出したりして、全部出し尽くすことです。
「ブレインダンプ」と言ったりもします。
ここでの目的は、頭の中を全部搾り出して、頭の中を空っぽにすることです。
大小を問わず、仕事やプライベートすべて頭の中にあることを書き尽くしていきます。
ですので初めてGTDをやる時には、 ここで何時間もかかってしまうかもしれませんが問題ありません。
2回目以降は、新規に思いついたことを書き出していくだけでいいので、 最初はしっかり頑張って書き出しましょう。
STEP２：見極める
次のフェーズでは書き出したタスク一つ一つに対して、 今すぐすべきものかどうか、後からでもいいものかどうか、そもそもすべきかどうかということを決めていきます。
書き出してみたものの、必要ではないと思うものは消してしまえばいいし、行動が必要だと思ったものは、具体的にどんな行動をすべきかを明確にしていきます。
この判別について、自分なりの基準が決められないという場合は、アイゼンハワーの法則というテクニックを使ってみると良いでしょう。
アイゼンハワーの法則はこちらの記事にまとめてあります。
→リンク
よくある勘違い、タスクと目標の違い
ダイエット例に出してみましょう。
ステップ１で、ダイエットをやるべきこととして書き出したとします。
しかしダイエットというのは目標になりますが、それ自体がタスクにはなりません。
タスクとは、ダイエットのために、「毎日ジョギングをする」とか「糖質を取らない食事をする」とか ダイエットを成功させるためにやるべきことになります。
ダイエットするというのは単なる目標にすぎません。よく間違えている人がいるので気をつけてください。
この第2フェーズでは、目標を実現するためにやるべきことなのかどうかを見極めて分別していきます。
ここで分別できないということは、自分がその分野に関する知識がそもそも不足しているという可能性が考えられます。
そういった場合は、先に「ダイエットに関する自分に必要な情報を集める」というのは最初にやるべきタスクになるかもしれません。
自分の夢や目標、ゴールを決めたら、具体的などんな行動が必要になってくるのかを落とし込むことが大切です。
STEP３：整理する
GTDには「コンテキスト」という概念があります。文脈とか前後関係、事情、背景、状況っていうことで、ここでは、タスクをよりわかりやすく分類し管理するためのフェーズになります。
ここの情報は、人それぞれ条件が違うので、特に決められているものではなく、自分で好きに設定して整理していきます。
そういえ、いきなりそんなことを言われてもどうすればいいのかわかりませんよね？笑
なのでここでは僕の頭ん中で考えうるコンテキストの例をいくつかご紹介していきます。
よく使われるコンテキストには、「場所」「所要時間」「道具」「人」 「デッド・エンド」「プロジェクト」などがあります。
・場所
どんな場所が必要？？
自宅、会社、移動中などその時どこにいるかをベースにしているのかを把握することで、 そのタスクができるかどうか、 いつやるべきなのか、効率的なタスク処理ができるようになります。
・所要時間
タスクにはどれくらいの時間がかかる？
5分15分1時間など、ざっくりとした所要時間でもタスクごとに決めておくと、スケジューリングが立てやすくなります。
決めておけばちょっとした空き時間でも、数分でできるタスクを素早く参照したりすることができたりするので、空き時間を無駄にせず活用することができるようになります。
・道具
タスクに必要な道具は何？
その作業にパソコンが必要なのか、スマホがあればできるのか、ツールが必要なのかなどタスクに割り当てておくことで、その道具がある時にやるべきタスクをすぐに確認することができます。
スマホが必要というコンテキストを作っておけば、移動中のちょっとした時間でもできるタスクとして実行することができます。
・人
タスクに必要な人
タスクを達成させるために必要な人がいるかどうかを把握するコンテキストです。
自分でやらなくてもいいタスクはどんどん人に任せていくことで、自分の労働時間を減らし時間を作ることができるようになります。
他人に割り振れるタスクかどうかを考えることができます。
・デッド・エンド
ざっくりといつまでにやるのか？という期限を決めるコンテキストです。
来週なのか、来月中なのか、半年いないなのか？１年以内なのか、ざっくりした基準でもいいので、予想が立てられると、長期的なスケジューリングに役立ちます。
・プロジェクト
大きなタスクを完了させるには、複数に分かれた小さなタスクを完了させる必要があります。
この場合は、複数のタスクを１つのプロジェクトとして管理するようにします。これはGTDについて知らなくても、自然にやっている人も多いかも知れませんね。
プロジェクトで括ってタスク管理すると、細かなタスクもすっきりシンプルに管理することができるようになります。
STEP４：更新する
このフェーズでは、何をどのような順番で行うのか優先順位について考えてきます。
また、タスクを実行した後これまでを振り返り、継続的に実行するタスクを見直したり、効果の薄いタスクを最新の状態に更新したりしていきます。
自分の向かうべきゴールと、今の自分の状況を照らし合わせて、うまくいっているかどうか、振り返ることが大事です。
そこで問題点が見つかれば、改善していきます。
一度作ったらそれっきりにするのではなく、定期的に更新して改善を繰り返すことで、常に今の自分にとって最良のタスクをキープし続けることができるようになります。
STEP5:選択する
最後、今のコンテキストの中で、 今最も何をすべきかを選択し、タスクの優先順位を決めます。
GTD はこの５つのステップを踏むことで、やるべきことが明確になり、迷うことなくゴールに突き進んでいくことができるようになります。
以上の五つのステップを繰り返し タスク管理していくのが、 GTD の基本です。
GTD を実践すると、ごちゃごちゃになっている頭の中がクリアになるので、今やるべきことだけを考えられる状態を作ることができます。
すると集中力もアップ するし、生産性も劇的に高まります。
生産性がアップすれば、今までと同じ時間でも、より多くの質の高い行動が取れるようになるので、好循環が始まっていくというわけです。
タスク管理の方法としては、王道かつ強力ですので、ぜひ取り入れてみてくださいね！
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