外注化をする仕事を決めたら、次はいよいよ外注さんを管理する仕組みを作っていきましょう。その第一歩が外注マニュアルの作成です。
効率の良いマニュアル作成の方法
外注管理の仕組みを作る上で重要なポイントは、ノウハウが積み重なっていく仕組みを作るということです。
言い換えると外注さんが辞めてしまっても知識やノウハウが蓄積される仕組みを持つことが大事です。
外注になってくださる方は、多くの場合何かしら別の本業を持っており、その中には、合わない副業はすぐ辞めるという方も必ずいます。
なので最初から途中で辞める方も出てくるという考えで、作業を教え直すことがない仕組みを作っておきましょう。
OTCでオススメしている仕組みは、チャットワーク上でマニュアルを作成し、外注さんへのタスクを管理する方法です。
まずチャットワークでグループチャットを新しく作り、そこで下記の画像のような作業マニュアルを作っていきます。
上の画像のようなイメージです。
ここに後ほど紹介する外注サイトで採用した外注さんを追加していき、まずマニュアルや動画を閲覧してもらいます。
このマニュアルや動画、ツールを保存したチャットは、メンバーの権限を閲覧のみにしておきましょう。
また質問や日報をあげて貰うチャットも作成し、日々の作業の質問などは、こちらで発言して貰う様にします。
こうすることでメンバーの発言や悩みがチャットに集まります。それを管理者が拾い上げて、日々マニュアルをアップデートしていきましょう。
作業マニュアルは動画を使おう
次は外注さんに見ていただく作業マニュアルの作り方について解説します。
OTCのオススメの方法は作業マニュアルに動画を積極的に使う方法です。
文章で作業を説明するのもいいですが、圧倒的に動画の方が情報量が多く、作成も早く簡単なのでぜひ動画マニュアルを積極的にを取り入れて下さい。
動画の作成なんて難しい！と思うかも知れませんが、一度作成してみるとこれほど楽なことはありません。
撮影には以下の画面キャプチャソフトを使うと良いでしょう。
Windowsであれば Bandicam（有料版がオススメです。）
Macであれば QuickTime Player がオススメです。
動画のリンクを作成してチャットワークに載せておきます。
（※動画のリンクは限定公開にしておきましょう。）
この作業の解説動画を作っておくことで、後から入ってきた外注さんに１から作業を教え直すことが無くなり効率的です。
また外注さんから出た意見や改善点は、マニュアルに反映・改善させて常に仕組みを効率化していきましょう。
スーパー外注化
ここからの話は外注化が進むと、どのような仕組みが出来上がるのか？について解説をしていきます。
ある程度外注化が進んでくると、自分がやるべき作業は、最終的に外注さんの管理業務のみになります。
自分の指示だけでビジネス全体が綺麗に回る様になれば、こんなに楽なことは無いと思われるかも知れません。
しかし、実際は外注さんのアウトプットの細かい確認であったり、外注さんとコミニュケーションを取る必要があったりと、管理者の仕事は意外に多いものです。
こういう場合にも、管理業務も任せることができる、スーパー外注さんを育てていくことで、更にビジネスの自動化が進みます。
具体的に国体転売のケースで説明をすると、次のような形を目指して外注さんを雇います。
リストの作成作業・・・外注さん若干名
商品の発送作業・・・発送代行
その他すべての作業・・・全てスーパー外注さん
要するに、スーパー外注さんは自分の右腕になってもらい、他の外注さんや発送代行とのやり取りから仕入れまでの作業を全て任せられる形を作っていくのです。
自分はスーパー外注さんとだけコミニュケーションを取れば、仕事が回るような形態を作っていきます。
仕組み化していく事ができれば、圧倒的に自由な時間が生まれるので、好きなことがやりたい放題です。(^^)
この形が完成すれば、自由に使えるお金と自由な時間が出来るので、別のビジネスに取り組んだり、好きな時に好きなことが出来るようになります。
また自分のスーパー外注さんとの関係はこの仕事だけで終わらず、一生の縁になるかも知れませんよね。
信頼できるビジネスパートナーは1人でも獲得できると、ビジネスの幅は大きく変わってくるでしょう。
ただそう簡単には、信頼できる能力の高い外注さんは見つかりません。難しいです。
またスーパー外注さんまで育てるとなると、支払うお金も、仕事に見合ったそれなりの報酬を払うことになるので、1人でやるよりも資金効率が悪くなる面もあります。
ここの報酬のバランスは難しい所なので、スーパー外注さんの獲得は、少なくとも利益が50万以上を稼げている状態になってからとなるでしょう。
資金繰りがきちんとできるようになってから検討するのがオススメです。
最初に誠実で能力の高い外注さんを見つけることができたら、焦らず少しづつ業務を振って育てていきましょう。
いい仕事をする人はとにかく色々な仕事を与えて、継続して関係を続けていくのがポイントです。
マニュアルが出来上がり、外注のシステムの完成形が見えたら、次は実際に外注さんをクラウドワークスで募集してみましょう。
